Onderstaand bericht is integraal overgenomen van Salarisnet.nl

Als u als werkgever geschenken met een ‘privékarakter geeft aan uw werknemer kan u de btw eerste instantie aftrekken. Maar vergeet niet: dat moet u een een BUA-berekening bijhouden. Als blijkt dat u te veel btw heeft afgetrokken en u het BUA overschreidt, moet u aan het eind van het jaar mogelijk btw corrigeren. De opkomst van de fiets van de zaak in 2020, maakt deze berekening extra belangrijk. Dit is waar u op moet letten.

Het woord BUA staat voor ‘Besluit Uitsluiting Aftrek van voorbelasting’. In dit besluit is vastgelegd dat de btw over uitgaven voor giften en relatiegeschenken en/of voorzieningen voor personeel niet altijd als voorbelasting mag worden afgetrokken. Personeelsvoorzieningen zijn faciliteiten die een werkgever aan zijn werknemer beschikbaar stelt, zoals fitness, een kerstpakket, het verstrekken van vervoersbewijzen voor openbaar vervoer vallen hier onder. Maar sinds 2020 is er een nieuwe, populaire aftrekpost voor de BUA: de fiets van de zaak.

Niet aftrekbaar
De btw is niet aftrekbaar als:

• de ontvangers van uw geschenk, als zij het zelf zouden kopen, minder dan 30 procent btw kunnen aftrekken, én
• u over het drempelbedrag heengaat.

De btw op uitgaven voor personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken is niet altijd aftrekbaar als voorbelasting. U kunt de btw over deze uitgaven alleen aftrekken als de uitgaven per begunstigde per jaar niet meer dan 227 euro (exclusief btw) zijn. Hoe u dit bedrag bepaalt, leest u op de website van de belastingdienst.

BUA en fiets van de zaak
In het BUA is een speciale regeling opgenomen voor de fiets van de zaak. Een werknemer die een fiets van de zaak ook privé mag gebruiken moet voor de inkomsten- en loonbelasting sinds 1 januari 2020 een bijtelling bij het inkomen van 7 procent van de prijs van de fiets optellen. Dit heeft verder geen gevolgen voor de btw. Als de fiets van de zaak wordt gebruikt voor woon-werkverkeer kan de btw alleen helemaal worden afgetrokken als:

• de fiets is verstrekt voor woon-werkverkeer;
• in het lopende kalenderjaar en de twee voorgaande jaren heeft de werkgever geen fiets gekocht voor de werknemer;
• de werkgever verstrekt voor maximaal 50 procent van de reisdagen een andere vergoeding voor woon-werkverkeer aan de werknemer.

Als aan de voorwaarden is voldaan, is de maximale btw-aftrek 130 euro btw (dit is een fiets ter waarde van 749 euro). Betaalt de werknemer een eigen bijdrage, dan is de werkgever over de eigen bijdrage 21/121 x de ontvangen eigen bijdrage aan btw verschuldigd. Bovendien moet de eigen bijdrage van de prijs van de fiets worden afgetrokken om te berekenen of aan de maximale btw-aftrek van 130 euro wordt toegekomen.